Les entrepreneurs togolais s’intéressent de plus en plus à la certification de leurs produits et innovations, un levier essentiel pour améliorer leur compétitivité et conquérir les marchés nationaux et internationaux. Mais comment obtenir une certification et quelles sont les démarches à suivre pour une entreprise qui souhaite faire reconnaître la conformité de ses produits ou de ses processus ?
Dans cet entretien accordé à Le Visionnaire, M. Essiomlé Kofi Piova, directeur de la certification au Comité togolais d’agrément (COTAG), structure technique de la Haute Autorité de la qualité et de l’environnement (HAUQE), explique les différentes étapes à franchir pour parvenir à la certification.
Le Comité togolais d’agrément intervient dans l’évaluation de la conformité, notamment à travers la certification des produits, des processus et des services, mais également des systèmes de management de la qualité, à l’image de la norme ISO 9001.
À travers cette interview, le responsable revient sur les types de certification, les exigences auxquelles les entreprises doivent se conformer, les principales étapes de la procédure ainsi que les contrôles effectués avant et après l’obtention du certificat.
Qu’entend-on exactement par certification ?
La certification est une procédure qui permet d’attester la conformité d’un produit, d’un processus ou d’un service par rapport à une norme donnée. Lorsqu’on parle de norme, il ne s’agit pas uniquement d’un document portant officiellement ce nom. Il peut également s’agir d’un règlement technique, d’un arrêté, d’un décret ou encore d’un cahier des charges. Dans tous les cas, la certification consiste à vérifier et à attester qu’un produit, un processus, un service ou un système respecte les exigences définies par une référence donnée.
Quels sont les éléments qui peuvent être certifiés ?
Il existe principalement deux grandes catégories de certification.
La première concerne la certification des produits, des processus et des services. Celle-ci repose sur des normes spécifiques. Dans ce domaine, le Comité togolais d’agrément intervient conformément aux exigences de la norme d’accréditation qui encadre les organismes de certification.
La deuxième catégorie concerne la certification des systèmes de management. Elle porte notamment sur des normes telles que l’ISO 9001 pour le management de la qualité, l’ISO 14001 pour le management environnemental, l’ISO 45001 pour la santé et la sécurité au travail ou encore l’ISO 50001 dans le domaine de l’énergie.
Dans ce cas, on ne certifie pas directement le produit. On évalue plutôt l’organisation de l’entreprise, son fonctionnement, ses processus, ses méthodes de travail et la manière dont elle assure la maîtrise et l’amélioration de ses activités.
Dans le secteur éducatif, que signifie une certification ISO ?
Dans le domaine de l’éducation, il existe notamment la norme ISO 21001, qui est une norme spécifique aux organismes d’éducation et de formation. Lorsqu’un établissement est certifié ISO 21001, ce n’est donc pas uniquement un cours ou une formation qui est certifié. C’est l’organisation et le système de management de l’établissement qui sont évalués.
On examine l’ensemble du processus : depuis le recrutement des apprenants jusqu’à la formation, l’évaluation et la délivrance des diplômes. Le suivi peut également se poursuivre après la formation, notamment à travers le retour des entreprises qui recrutent les diplômés.
Ces retours sont importants, car ils permettent à l’établissement d’améliorer ses programmes et de s’assurer que les compétences enseignées répondent réellement aux besoins du marché du travail.
L’ISO 9001, quant à elle, est une norme générique de management de la qualité. Elle peut être appliquée à pratiquement tout type d’organisation, quel que soit son secteur d’activité. Dans le secteur éducatif, l’ISO 21001 est donc davantage orientée vers les spécificités de l’enseignement et de la formation.
Quelles sont les premières démarches pour une TPME qui souhaite certifier ses produits ?
Pour une jeune entreprise, notamment dans le secteur agroalimentaire, la première étape est de s’assurer qu’elle respecte déjà un certain nombre de prérequis.
Dans l’agroalimentaire, il faut notamment mettre en place les bonnes pratiques d’hygiène et de fabrication. L’entreprise peut également s’appuyer sur la méthode HACCP, qui permet d’identifier et de maîtriser les dangers susceptibles d’affecter la sécurité des aliments.
L’un des principes importants est celui de la marche en avant. Cela signifie que le processus de production doit être organisé de manière à éviter les croisements susceptibles d’entraîner une contamination.
Par exemple, les matières premières doivent suivre un parcours logique jusqu’au produit fini, sans retour vers des zones déjà traversées ni croisement entre les produits propres et les produits potentiellement contaminés.
Les locaux et les équipements doivent également répondre à certaines exigences. Dans l’agroalimentaire, les matériaux utilisés doivent notamment être faciles à nettoyer et à entretenir. L’acier inoxydable est souvent privilégié pour les équipements. Les sols, murs et autres surfaces doivent également être conçus ou aménagés de façon à permettre un nettoyage efficace.
Le personnel doit, pour sa part, respecter les règles d’hygiène : port des équipements de protection individuelle, couverture des cheveux, entretien des ongles et respect de l’ensemble des mesures visant à prévenir les contaminations.
Quelles sont ensuite les étapes de la certification ?
Lorsque l’entreprise estime avoir satisfait aux prérequis, elle peut adresser une demande au Comité togolais d’agrément.
La demande peut être effectuée à distance. L’entreprise transmet les documents nécessaires et le Comité vérifie si le programme de certification correspondant à son produit existe.
Lorsque le programme est disponible, plusieurs documents lui sont transmis. Certains restent au niveau de l’entreprise, notamment les règles générales de certification et les règles particulières applicables au produit concerné. Ces documents précisent notamment les conditions d’utilisation de la certification et du logo.
D’autres documents doivent être complétés et retournés au Comité. Il s’agit notamment du formulaire officiel de demande et du formulaire de renseignements techniques.
Ce dernier permet de recueillir des informations sur l’entreprise : son statut juridique, son enregistrement, ses produits, ses emballages, les différents formats commercialisés et les autres éléments nécessaires à l’évaluation.
Après réception et examen des documents, un contrat de certification est établi entre les deux parties. Ce contrat précise les responsabilités et les obligations de chacune. C’est une étape importante, car la certification engage la responsabilité de l’organisme de certification comme celle de l’entreprise.
Comment se déroule l’audit ?
Une fois le contrat établi, le Comité planifie les activités d’évaluation. Il dispose d’experts et d’auditeurs qualifiés dans les différents domaines.
Dans le cas d’une entreprise agroalimentaire, l’auditeur se rend sur le site pour vérifier notamment le respect des bonnes pratiques d’hygiène et de fabrication, l’application des principes HACCP ainsi que la maîtrise des différents processus.
Il examine également la documentation de l’entreprise, les procédures, les enregistrements, le système de management de la qualité et les autres éléments exigés par la norme ou le référentiel applicable.
À l’issue de l’audit, un rapport est établi et signé par les parties concernées.
L’auditeur procède également au prélèvement d’échantillons du produit. Ces échantillons sont transmis à un laboratoire pour analyse.
Afin de préserver l’impartialité du processus de certification, les échantillons sont anonymisés avant leur transmission au laboratoire. Le laboratoire effectue alors les analyses nécessaires et transmet les résultats au Comité.
Que se passe-t-il après l’audit ?
Après l’évaluation, le rapport d’audit et les résultats des analyses sont examinés lors d’une réunion de décision.
Les résultats sont comparés aux exigences de la norme ou du référentiel applicable. Lorsque des écarts sont constatés, ils sont communiqués à l’entreprise.
Il peut s’agir d’écarts mineurs ou majeurs. Les écarts majeurs doivent impérativement être corrigés avant que la certification puisse être accordée.
Dans certains cas, les corrections peuvent nécessiter des investissements importants. Par exemple, si la marche en avant n’est pas respectée dans une unité de production, l’entreprise peut être amenée à réorganiser ses installations ou même à réaliser des travaux importants.
C’est notamment pour cette raison que le processus de certification peut parfois prendre plusieurs mois.
Combien de temps faut-il pour obtenir une certification ?
Lorsque l’entreprise est prête et que toutes les conditions sont réunies, le processus peut prendre au minimum environ quatre mois. Dans certains cas, il peut toutefois s’étendre à six mois ou davantage, notamment lorsque l’entreprise doit corriger des non-conformités.
La durée dépend donc en grande partie de la capacité de l’entreprise à mettre en œuvre les actions correctives demandées.
Une fois le processus engagé, l’entreprise dispose également de délais pour corriger les écarts constatés. Si elle ne donne pas suite dans les délais prévus, le processus de certification peut être interrompu.
Quelle est la durée de validité du certificat ?
Lorsque le Comité de certification rend une décision favorable, un certificat de conformité est délivré à l’entreprise.
Ce certificat est généralement valable trois ans. Cependant, cela ne signifie pas que l’entreprise est laissée sans contrôle pendant trois ans.
Des audits de surveillance sont réalisés chaque année afin de vérifier que l’entreprise continue de respecter les exigences ayant permis l’obtention de la certification.
La surveillance peut prendre différentes formes : audit du processus, prélèvement d’échantillons sur le site de production ou encore prélèvement sur le marché.
Le Comité peut, par exemple, acheter directement un produit dans un magasin ou effectuer un prélèvement auprès d’un point de vente afin de vérifier sa conformité.
Ces contrôles peuvent également être réalisés de manière inopinée.
La certification n’est donc pas une simple distinction obtenue une fois pour toutes. Elle constitue un engagement permanent de l’entreprise à maintenir la qualité, la conformité et la sécurité de ses produits et de ses processus.
